Kantor Arsip UI: Meneroka Masa Lalu, Menatap Masa Depan

Tidak banyak orang yang mengetahui lokasi unit ini di kampus. Ancar-ancarnya pun cukup sulit. Dari Stasiun UI, Anda harus lurus ke arah Fakultas Hukum, lalu di dekat Masjid UI, putar balik dan belok kiri ke Jl. Prof. Nugroho Notosusanto. Lurus melewati Balai Purnomo Prawiro, Perpustakaan Pusat, lapangan parkir dosen FISIP, parkir samping FIB, dan terus mengikuti jalan di tepi gedung berbentuk bundar.

Barangkali, ya, barangkali, kalau dalam beberapa tahun gedung baru Fakultas Ilmu Administrasi rampung, mungkin dia akan jadi salah satu yang paling diuntungkan, sebab ancar-ancarnya cukup menyebut, “Seberang Gedung FIA!”

Tersembunyi di belakang Gedung DSTI dan Direktorat Pengabdian Masyarakat, dengan plang putih kusam yang sudah mengelupas, di sanalah Kantor Arsip UI bersemayam, mengelola dan merawat ribuan koleksi arsip kampus, jejak sejarah Universitas Indonesia sejak didirikan pada 1950.

Sebagai salah satu perguruan tinggi tertua di Indonesia, rekam jejak yang menjadi saksi perjalanan UI selama 73 tahun tentu melimpah, baik berupa koleksi statis maupun koleksi dinamis. Foto dan video, lembar-lembar kertas menguning, di mata orang tidak lebih dari barang yang layak dikilokan di tukang loak. Sebaliknya, bagi yang mengerti dan mampu menghargai, pernak-pernik dokumentasi tak ubahnya adalah saksi bisu yang dapat mewartakan kearifan masa lalu sarat makna, yang dapat menjadi tongkat penuntun bagi civitas academica Kampus Makara merengkuh masa depan dengan percaya diri.

Suara Mahasiswa berkesempatan mengunjungi kantor arsip yang tersembunyi di balik keseharian kampus yang bingar untuk mengetahui dan menyingkap, apa dan bagaimana unit penyambung jejak sejarah ini bekerja dan melayani kebutuhan arsip universitas sejak didirikan empat belas tahun lalu.

Dari Pokja

Kantor Arsip Universitas Indonesia (KAUI) bernaung di bawah koordinasi Sekretaris UI dan dibentuk berdasarkan Keputusan Rektor Universitas Indonesia No. 283/SK/R/UI/2009 tentang Penetapan Kantor Arsip dan Uraian Tugas di Lingkungan Universitas Indonesia.

“Dalam gambaran yang lebih dalam lagi, arsip universitas tuh cakupan kerjanya terbagi jadi dua, [yaitu[ yang kategorinya arsip menyimpan peristiwa atau kegiatan masa lampau, sama yang kategorinya dokumen yang berkaitan dengan proses bisnis sekarang berjalan,” terang Wahid Nurfiantara, Kepala KAUI.

Wahid menjelaskan, meski KAUI baru didirikan pada 2009, fungsi kearsipannya di UI telah berjalan sejak tahun 1999–2000-an dalam bentuk kelompok kerja (Pokja) di bawah Direktur Umum dan Kepala Perpustakaan UI. Kegiatan kearsipan itu berupa pembenahan dokumen-dokumen Pusat Administrasi Universitas (PAU). Pokja itulah yang diubah menjadi KAUI atas inisiatif Sekretaris UI pada masa kepemimpinan Rektor Prof. Gumilar Rusliwa Soemantri pada tahun 2009. Sejak itu, KAUI resmi berdiri sebagai unit baru yang bertanggung jawab terhadap segala kegiatan kearsipan di UI.

Ragam Koleksi

KAUI menyimpan segudang arsip yang terdiri atas berbagai jenis material. Sebagian arsip tersebut berupa dokumen-dokumen cetak berupa selebaran kertas dan buku. Selebihnya merupakan dokumentasi yang tersedia dalam berbagai format media, seperti foto, rekam suara, video, dan lain-lain. Semua dikelola dengan prosedur kearsipan yang baku dan tata kelola yang cermat, memastikan semua koleksi terawat dan terkumpul melalui tahap yang terorganisir.

Pada tahap pengumpulan, terdapat dua proses untuk memasukkan suatu dokumen atau media ke dalam koleksi KAUI, yaitu proses akuisisi dan proses “berburu harta karun”. Proses akuisisi merupakan pengumpulan arsip dengan mengidentifikasi koleksi-koleksi masa lampau tentang UI yang tersebar di berbagai unit, termasuk di fakultas-fakultas UI yang tersimpan begitu saja. Adalah KAUI yang akan mengejar dan mengajukan proposal akuisisi koleksi tersebut untuk nanti menyimpannya sebagai bagian dari arsip universitas.

“Contohnya foto [dan] video. Itu tadinya punyanya Kantor Komunikasi [saat ini Kantor Humas UI–red]. Karena gak diolah, ditaruh di lemari gitu aja, kemudian tidak dimanfaatkan atau diberdayakan atau dipublikasikan buat civitas [academica], disimpan seadanya–jadi, ya, kita ajukan untuk disimpan di arsip universitas, terus dikelola sesuai dengan standar arsip,” tukas Wahid saat kami wawancarai.

Di sisi lain, ada juga proses mengasyikkan yang Wahid istilahkan “berburu harta karun”. Ini pekerjaan yang 11-12 dengan Indiana Jones, hanya saja versi lokal. KAUI mengumpulkan arsip dengan membongkar tumpukan dokumen lama di PAU yang diwariskan ketika Kampus UI Rawamangun berpindah ke Kampus UI Depok.

Menurut Wahid, selama kurang lebih 5 sampai 6 tahun menjalankan proses ini, KAUI telah banyak menemukan harta karun yang berharga, seperti Dokumen Penghargaan Honoris Causa Prof. Slamet Iman Santoso sebagai Pejabat Rektor UI tahun 1973, hingga Pidato Prof. Nugroho Notosusanto mengenai Tri Tuntutan Rakyat (Tritura) pada zaman gemuruh politik tahun 1966.

Pada tahap pengelolaan, KAUI berkolaborasi dengan Biro Hubungan Masyarakat dan Keterbukaan Informasi Publik (Humas dan KIP) UI dalam melakukan klasifikasi koleksi arsipnya. Klasifikasi menjadi salah satu prosedur yang penting karena pada tahapan ini terjadi analisis isi maupun konteks suatu arsip yang dapat menentukan banyak penilaian, seperti penentuan tenggat penyimpanan dan jadwal retensi dari arsip tersebut.

Barulah, sesudah klasifikasi membagi arsip sesuai konfidensialitasnya, KAUI beserta Biro Humas dan KIP mengatur tatacara mengakses koleksi arsip tersebut dengan mengacu pada Peraturan Rektor Tentang Keterbukaan Informasi Publik. Aturan itulah yang terpaksa menjadikan koleksi KAUI tidak dapat seluruhnya diakses, sebab ada beberapa koleksi yang hanya dapat diakses pihak tertentu secara terbatas.

Kurang Populer

Sepenuhnya Wahid sadar konsekuensi dari kerja-kerja kearsipan yang berkutat di antara debu, sunyi, di kantor terpencil pula, ialah ketidakpopuleran unitnya di kampus, meskipun KAUI mempunyai layanan permintaan informasi arsip universitas yang tersedia secara daring maupun luring.

Layanan daring dapat diakses melalui laman Sistem Elektronik Kearsipan (SEKAR) di sekar.ui.ac.id. Koleksi-koleksi arsip yang terunggah pada laman SEKAR merupakan hasil digitalisasi dari koleksi-koleksi arsip nondigital terbuka milik KAUI sehingga jika ada koleksi-koleksi tertentu yang belum tersedia atau belum dapat terakses, civitas academica UI dapat mengisi formulir Layanan Permintaan Informasi Arsip yang tertera. Setelah itu, KAUI akan menelaah permintaan informasi arsip tersebut berdasarkan Skema Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis UI serta mengoordinasikan perihal keterbukaan arsip tersebut dengan Biro Humas dan KIP.

Sementara untuk layanan datang langsung, civitas academica UI dapat menghubungi KAUI terlebih dahulu untuk mengajukan permintaan informasi arsip dan membuat janji temu. KAUI akan mempersiapkan koleksi arsip sesuai permintaan dan memberikannya kepada civitas academica UI sesuai jadwal yang disepakati bersama.

Laura, mahasiswi Ilmu Perpustakaan FIB angkatan 2021, misalnya, pernah mengunjungi KAUI untuk tugas salah satu mata kuliahnya. Ia menyatakan bahwa akses luring Arsip UI sebenarnya tidak terlalu sulit, “Jadi, kayak kita ngontak ke Kantor Arsip-nya, terus baru netapin jadwal gitu, terus udah, deh, dateng aja.”

Betapapun kemudahan akses telah tersedia, KAUI ternyata sangat kurang mendapatkan perhatian dan bahkan cenderung terpinggirkan dari kehidupan para civitas academica UI, tak terkecuali para mahasiswa UI. Beberapa mahasiswa yang kami kontak menolak untuk diwawancarai dengan alasan serupa, yaitu kurang tahu, kurang paham, dan kurang kenal tentang KAUI.

Wahid mafhum akan kenyataan ini. “Tantangannya sebenarnya banyak, tetapi ya emang yang paling utama adalah ketidakpopuleran.” Karena itu, lanjut Wahid, KAUI berstrategi mencapai tujuan itu dengan jemput bola sebagai advokat di berbagai bidang UI yang relevan dengan lingkup tanggung jawabnya, seperti mengadakan supervisi bagi beberapa unit kerja UI yang berhubungan dengan dokumen, serta koleksi-koleksi tematik populer bagi dosen dan mahasiswa.

Di samping itu, KAUI juga sedang menggiatkan strategi baru berupa pelaksanaan program  Dokumentasi Sejarah Lisan. “Mungkin terakhir, program yang coba kami giatkan itu wawancara sejarah lisan dari tokoh-tokoh (UI) yang dulu begitu hebat, cuman mungkin belum ada, nih, yang mewawancarai atau mendengar cerita mereka tentang gimana, sih, dulu mereka kuliah di UI. Itu kami namakan programnya ‘Dokumentasi Sejarah Lisan’. Terakhir itu, baru dua (hasil wawancara) yang keluar yaitu, Prof. Somadikarta, lalu juga Pak Dibyo,” tukas Wahid.

Terlepas dari ketidakpopulerannya di banyak kalangan civitas academica UI, beberapa mahasiswa yang mengetahui keberadaan KAUI. Dhilla, mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis FEB angkatan 2022, salah satunya. Ia menyadari betapa pentingnya sosok kantor arsip dalam lingkungan perkuliahan.

“Sangat amat penting, ya. Apalagi fungsi [kantor] arsip itu menyimpan dokumen-dokumen penting, dokumen-dokumen bersejarah, yang nantinya juga mungkin bermanfaat di masa depan juga, kan? Jadi, dengan adanya [kantor] arsip, itu memudahkan kita buat mencari dokumen-dokumen lama,” ujarnya.

Membuktikan Eksistensi

Dengan pemahaman yang sama akan pentingnya KAUI bagi seluruh civitas academica UI dan publik, KAUI terus mengupayakan cara-cara terbaik dan terkini untuk memublikasikan layanan-layanannya. Secara rutin, KAUI gencar memanfaatkan media sosial untuk konten promosi dan publikasi berupa konten-konten presentasi, gambar, dan teks terkait arsip universitas melalui Instagram dan Twitter.

Di ranah audiovisual, KAUI mulai merambah platform YouTube untuk menghadirkan konten-konten video dengan visual yang ciamik sehingga dapat lebih menarik perhatian. Salah satunya, konten sejarah tentang penganugerahan gelar guru besar kepada Kim Il-sung tahun 1965, yang jarang diketahui publik masa kini.

Selain media sosial, KAUI juga melakukan publikasi dengan kerja sama Perpustakaan UI lewat pameran “Selasar Kenangan”. Pameran itu terselenggara secara rutin menjelang wisuda UI agar mahasiswa dan keluarganya yang mungkin alumni UI dapat bernostalgia sekaligus menumbuhkan kebanggaan diri sebagai bagian dari UI.

Kendati usaha-usaha itu belum cukup mampu untuk meningkatkan popularitas KAUI di kalangan civitas academica UI, Laura sangat mengapresiasi upaya KAUI menunjukkan diri di tengah mahasiswa, “Sebenarnya, kalau menurut aku sih, mereka udah mengupayakan semaksimal mungkin. Maksudnya, media sosial mereka aktif, terus website-nya juga lengkap, juga kalau mau nyerahin dokumen atau apa (lainnya) ke Kantor Arsip udah jelas gitu tata caranya. Jadi, upaya mereka udah sangat baik, sih.”

Sebagai lembaga, KAUI berhasil memperoleh pengakuan dan penghargaan dari beberapa pihak eksternal, salah satunya Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). KAUI menjadi satu-satunya kantor arsip universitas di Indonesia yang berhasil menerima Penghargaan Pengawasan Kearsipan 2022 dengan kategori “Memuaskan”. Pada tahun 2021, KAUI juga mendapatkan Sertifikasi ISO 30301 tentang Management System for Record. Kiranya dua penghargaan itu menjadi bukti sahih betapa lembaga terpencil ini punya gigi yang boleh ditunjukkan, terutama dalam hal pelayanan arsip universitas yang dibutuhkan oleh civitas Kampus Makara.

Teks : Jesica Dominiq M. dan Bhisma Wisangaji G.
Editor : Chris Wibisana
Ilustrator : Kejora Sava
Foto : Dian Amalia  

Pers Suara Mahasiswa UI 2023
Independen Lugas Berkualitas!