Problematika SIAK-NG: Masalah Tanpa Solusi?

Website Sistem Informasi Akademik – Next Generation (SIAK-NG) mempunyai fungsi yang beragam, mulai dari mengakses jadwal perkuliahan, indeks prestasi, pembayaran, hingga pengisian rencana studi. Tak bisa dipungkiri bahwa SIAK-NG memudahkan para mahasiswa Universitas Indonesia (UI) dalam mengurus segala hal yang berhubungan dengan akademik perkuliahan.  Akan tetapi, sudah menjadi ritual tiap semester SIAK-NG mengalami kelumpuhan, tepatnya saat pengisian Isian Rencana Studi (IRS) yang lekat dengan istilah SIAK war. Fenomena server down ini merupakan penyakit tahunan yang tak kunjung mendapat evaluasi. Ironisnya, meskipun digadang-gadang sebagai world class university, UI masih perlu memperbaiki sistem informasi akademiknya ini.

Server Down = Lagu Lama
Satrio Alif, mahasiswa Fakultas Hukum UI angkatan 2019, membeberkan keluhan-keluhan yang kerap terjadi pada SIAK-NG. Salah satunya adalah fenomena server down yang terjadi pada tiap awal semester. "Kalo dari gue ya, buat SIAK-NG ini yang pasti ya, sebelum ngomongin isinya kayak bagaimana segala macam, yang paling bermasalah dari SIAK-NG tuh tiap mau isi IRS nge-lag-nya bukan main," cerita Satrio.

Sebagai bentuk persiapan untuk menjalani SIAK war, Satrio sendiri biasanya menyediakan dua device serta mengecek koneksi internet menjelang pengisian IRS. Hal ini dilakukan supaya Satrio tidak “kalah” dalam SIAK war. “Kalau dari gue ya standar sih, kayak siapin dua device itu sudah pasti, habis itu ngecek internet segala macam, dari jam delapan sudah on segala macam, buka IRS, walaupun pada akhirnya bakal mental juga,” jelas Satrio, “tapi maksud gue seenggaknya ada usaha lah, dan dari awal itu yang selalu ditekenin itu jangan lengah, karena lu nyenggol dikit saja, sejam, setengah jam, bisa jadi lu kehabisan kelas,” lengkapnya.

Menurut Satrio, isu ini merupakan isu yang sudah digugat sejak lama oleh mahasiswa dan bergantung pada ketersediaan Direktorat Sistem Teknologi dan Informasi UI (DSTI), selaku pihak yang bertanggung jawab atas penyelenggaraan SIAK-NG, dalam menanggapi isu ini. Hal yang disarankan oleh Satrio untuk UI dalam mengatasi fenomena server down ini adalah dengan menambah kapasitas server dan membuat jadwal isi IRS yang berbeda pada tiap fakultas.

Berbeda dengan Satrio, Rajendra Daniel, mahasiswa Fakultas Ilmu Komputer UI Angkatan 2019, mempunyai pendapat yang berbeda mengenai isu server down ini. Menurutnya, akan disayangkan jika UI menambah kapasitas server dengan bayaran yang cukup mahal hanya untuk memenuhi kebutuhan SIAK war yang berlangsung selama satu hari saja. "Mungkin gini, UI kan misalnya anggap aja punya 1000 mahasiswa gitu, udah dia siapin nih, mungkin 1100 gitu siapin buat server-nya. Tapi ketika kita SIAK-war kan kita buka SIAK-NG dari berapa device? gitu. Dari tiga (device -red), belum nitip temen. Nah jadinya, UI sendiri pun kalau dia nyewa (hosting -red) sebesar itu, se-prepare itu dengan SIAK war, cuma kepakainya waktu SIAK war doang gitu, sayang-sayang secara finansial," jelas Rajendra.

Dalam pemakaian sehari-hari, Rajendra menilai SIAK-NG tidak merepotkan mahasiswa. SIAK-NG berjalan dengan baik dan memuat informasi-informasi penting yang dapat mempermudah mahasiswa. Dibanding penambahan server, Rajendra lebih menyarankan agar UI melakukan pemerataan terhadap kualitas serta evaluasi dosen yang terstandar, agar mahasiswa tidak lagi berlomba-lomba untuk mendapatkan kelas para dosen favorit.

“Kenapa harus dibikin istilah SIAK war gitu, kalau misalnya kita dikasih rentang. Kenapa mindset mahasiswa itu ngisi di hari pertama? Karena kita juga mahasiswa pengen dapet dosen yang enak, kan? Nah, kenapa kayak ada dosen yang favorit sama nggak gitu. Ya, karena mungkin sistem evaluasinya kurang dari dosennya sendiri, jadinya kita sebagai mahasiswa ragu sama beberapa dosen gitu,” tutur Rajendra, “jadi kita bikin nggak tau dosennya siapa, tapi diikuti sama evaluasi dosen yang terstandar, jadi kita sebagai mahasiswa juga tenang gitu mau milih kelas mana aja jadi gak rasa takut. Tapi ya itu budaya jadi ya harus pelan-pelan sih, menurut gue agak susah buat mengubah sistemnya kayak gitu.”

Upaya Audiensi BEM Adkesma UI kepada Pihak DSTI
Kata tradisi sepertinya sudah cocok disematkan untuk permasalahan server down di SIAK-NG setiap pengisian IRS. Hal ini tentu saja berkaitan dengan kesejahteraan mahasiswa dalam hal akademis. Ketika mereka seharusnya dengan tenang memilih kelas, tetapi justru berubah menjadi teror kepanikan yang menghabiskan waktu. Seperti pengisian IRS semester genap tahun 2021/2022, pada beberapa fakultas, seperti FH, FT, dan FKM, server SIAK-NG mengalami down selama kurang lebih enam jam. Tradisi server down memunculkan pertanyaan, apakah pernah dilakukan audiensi antara mahasiswa dan pihak DSTI terkait solusi dari problematika SIAK-NG?

Dalam menjawab pertanyaan tersebut, kami mewawancarai Prasasta Putra Tangkas, Kepala Departemen Advokasi Kesejahteraan Mahasiswa Badan Eksekutif Mahasiswa UI (Adkesma) periode 2021. Menanggapi isu SIAK-NG, Prasasta mengungkapkan bahwa pihak Adkesma pernah melakukan survei terkait dengan kepuasan mahasiswa terhadap server UI. Melalui survei tersebut, audiensi pun berusaha dilakukan oleh Adkesma kepada DSTI. Setelah mengirimkan surat resmi, Adkesma diminta untuk terlebih dahulu menghadap Direktorat Kemahasiswaan (Dirmawa). Namun, setelah Dirmawa menyetujui untuk diadakannya audiensi, DSTI tak kunjung merespon Adkesma.

“Kalau ditanya sudah mau melakukan audiensi sebenarnya kita mau melakukan, jadi kita udah siapin tanggal tapi akhirnya batal karena tidak ada lagi balasan dari DSTI,” jelas Prasasta.

Gagalnya audiensi seolah menggambarkan kenihilan upaya dari DSTI untuk memperbaiki server UI. Prasasta sendiri menilai bahwa DSTI tidak serius dalam menangani permasalahan yang terjadi setiap tahun ini. “Kita melihat di sini, kok sepertinya tidak serius. Padahal ini permasalahan bertahun-tahun. Apakah mereka tidak pernah lihat bertahun-tahun keluhan itu akan selalu ada?” tukasnya.

Ia juga menambahkan bahwa jika UI berupaya menjadi World Class University, sudah seharusnya mampu membangun infrastruktur yang lebih baik lagi. Terutama dalam bidang teknologi dan informasi, terlebih ketika aktivitas perkuliahan dilaksanakan secara daring akibat pandemi. Tidak hanya SIAK-NG, tetapi juga server UI lainnya seperti E-learning Management Systems (EMAS) dan juga Remote Lib UI yang kerap kali mengalami kendala akibat kapasitas website yang tidak memadai.

Pada akhir wawancara, mantan Ketua Departemen Adkesma BEM UI itu menyampaikan harapannya agar DSTI dapat menyiapkan solusi jangka panjang dengan mempersiapkan infrastruktur yang baik, seperti penambahan akses dan juga server yang masih perlu diperhatikan.

“Yang paling gampang kalau misalkan kita mau menilai DSTI sudah bekerja dan berhasil itu adalah ketika kita sudah bisa mengakses website-website ini dengan cepat dan tanpa kita ngedumel. Itu baru mungkin kita bisa lihat bahwa mereka sukses untuk melakukan tugasnya,” ujar Prasasta di akhir wawancara.

Bagaimana Kata DSTI?
Setelah dilakukan berbagai upaya untuk dapat menghubungi pihak DSTI, Suma UI akhirnya berhasil menjangkau pihak DSTI untuk diwawancarai. Menanggapi persoalan server down saat pelaksanaan SIAK war, Daru Widyokusumo, Plt. Direktur DSTI, mengakui bahwa DSTI memang belum optimal dalam mensosialisasikan problem utama dari SIAK-NG pada saat pengisian IRS. “Memang dari kami, DSTI, belum banyak mensosialisasikan gitu ya, apa yang menjadi problem utama, kenapa bisa terjadi, kemudian apa yang harus dilakukan dan solusinya seperti apa,” jelas Daru.

Seakan mengamini pendapat dari Rajendra, Daru juga menjelaskan bahwa solusi atas permasalahan server down pada SIAK-NG saat pengisian IRS utamanya bukan solusi yang bersifat teknis, melainkan solusi yang sifatnya non-teknis. Daru mengemukakan bahwa problem utama dari server down adalah sistem pendukung dari SIAK-NG itu sendiri. Ia mencontohkan adanya pemilihan dosen tertentu oleh mahasiswa yang menyebabkan mahasiswa berlomba-lomba untuk dapat mengakses SIAK-NG terlebih dahulu agar dapat memilih dosen yang diidam-idamkan.

“Kalau misalkan memilihnya dosen, nah itu yang sudah pasti, orang rebutan, mahasiswa masuk ke IRS itu ke SIAK-NG untuk memilih dosen. Dosen itu slotnya terbatas kan, yang menjadi dosen favorit gitu ya. Nah ini solusi sederhana saja, kalau misalnya hal itu (memilih kelas berdasarkan dosen -red) yang menjadi tujuan utamanya, kenapa tidak kita cari solusi untuk menyelesaikan problem utamanya itu?” tanya Daru.

Ketika ditanyakan tindakan nyata yang akan dilakukan oleh DSTI, pada semester genap tahun ajaran 2021/2022, Daru menyatakan bahwa DSTI berencana melakukan proses pembenahan. Namun, bukan pada segi teknis, melainkan dari proses bisnisnya. “Karena masalahnya bukan di SIAK-NG, tetapi di sistem yang mendukungnya. Pendekatannya adalah kami harus melakukan koordinasi dan komunikasi ke unit-unit terkait gitu ya,” jelas Daru, “kemudian juga karena objeknya dari sisi mahasiswa, maka kami harus koordinasi dengan Direktorat Kemahasiswaan, bisa nggak kita melakukan sosialisasi ke mahasiswa terkait bagaimana proses pengisian IRS. Apakah bisa dibuatkan jadwalnya (pengisian IRS -red), juga kita berkaitan dengan direktorat pendidikan yang membuat kalender akademik,” lengkapnya.

Ada Upaya, Ada Hasilnya?
Kemarin, pada pelaksanaan pengisian IRS untuk semester ganjil tahun ajaran 2022-2023, penyakit lama tersebut masih terjadi pada sistem SIAK-NG. Kendati demikian, beberapa mahasiswa mengaku durasi server down cukup berkurang pada masa pengisian IRS semester ini. Dengan kata lain, setelah sekian lama dikeluhkan mahasiswa, masukan pembenahan untuk sistem SIAK UI memperlihatkan sedikit hasilnya pada SIAK War tanggal 10 Agustus lalu.

“SIAK war ini meski masih sama kaya SIAK war dari tahun ke tahun, tapi agaknya yang kemarin ini lebih mulus karena nggak harus nunggu berjam-jam untuk bisa log-in ke siak, entah memang pembaruan sistem jadi lebih baik atau keberuntungan mahasiswa tua,” cerita Beatrice Chrestella, mahasiswi FH UI angkatan 2019.

“Tapi sayangnya, gue tetep nggak bisa isi IRS sendiri dan harus minta bantuan temen,” lanjutnya seraya tertawa.

Meskipun sudah ada kemajuan, penyakit semesteran ini tetap membutuhkan solusi yang ampuh dan efektif. Sejumlah saran dan masukan layak dipertimbangkan untuk meningkatkan performa SIAK UI saat pengisian IRS. Ke depannya, pihak DSTI dan pihak-pihak terkait  diharapkan dapat mempertahankan apa yang sudah menjadi lebih baik, seraya memperbaiki apa yang masih perlu diperbaiki.

Penulis: M. Rifaldy Zelan, Zahra Tsabita
Editor: Ninda Maghfira
Ilustrasi: Amalia Ananda

Pers Suara Mahasiswa UI 2022
Independen, Lugas, dan Berkualitas!